内部通報規程について
1. 目的
本規程は、公益通報者保護法（以下「法」という。）および同法に基づく指針を踏まえ、公益通報者の保護を図るとともに、当社における法令違反等の早期発見および是正を実現し、通報妨害、通報者探索ならびに公益通報を理由とする不利益な取扱いを防止することにより、当社のコンプライアンス体制の実効性を確保することを目的とする。
2. 利用対象者
本規程に基づき通報または相談を行うことができる者は、当社の労働者、派遣労働者、役員、退職者、特定受託業務従事者および特定受託業務従事者であった者その他当社が別途定める者とする。
3. 通報対象事実
通報または相談の対象は、公益通報者保護法に定める通報対象事実のほか、法令、定款、社内規程、企業倫理その他当社のコンプライアンス上問題となり得る行為またはそのおそれとする。
4. 通報・相談窓口
- 当社は、公益通報または相談を受け付けるため、内部公益通報受付窓口（以下「窓口」という。）を設置する。
- 窓口は、通報または相談を受け付けたときは、その内容を確認し、必要に応じて調査その他の対応につなげるものとする。
- 通報は、匿名によることを妨げない。ただし、匿名の場合には、調査、事実確認または通報者への連絡に一定の制約が生じることがある。
5. 従事者指定および守秘義務
- 当社は、公益通報対応業務に従事し、公益通報者を特定させる事項を伝達される者を、書面その他本人に明らかな方法により公益通報対応業務従事者として指定する。
- 当社は、前項の従事者に対し、公益通報者を特定させる事項その他公益通報対応業務に関して知り得た情報を正当な理由なく漏らしてはならないこと、ならびに法に基づく守秘義務および罰則の適用対象となり得ることを周知する。
- 公益通報に関する情報は、必要最小限の者に限って取り扱うものとする。
6. 利益相反の排除
当社は、公益通報対応業務の実施に当たり、通報対象事実に関係する者その他利益相反のおそれがある者を、受付、調査、是正措置の検討その他公益通報対応業務に関与させないものとする。
7. 経営幹部案件
組織の長、役員その他幹部が関係する事案については、当該者からの独立性を確保するため、監査役、監査等委員会、監査委員会、社外取締役または外部専門家に報告し、必要に応じてこれらの者の関与または監督の下で調査および是正措置を実施する。
8. 通報妨害および通報者探索の禁止
- 当社の役職員その他公益通報対応に関与する者は、公益通報をしない旨の合意を求めること、公益通報をした場合に不利益な取扱いをすることを告げることその他公益通報を妨げる行為をしてはならない。
- 当社の役職員その他公益通報対応に関与する者は、正当な理由なく、公益通報者である旨を明らかにすることを要求し、または公益通報者を特定することを目的とする行為をしてはならない。
9. 調査
- 当社は、通報または相談を受けた場合、必要性、緊急性、重大性その他の事情を考慮し、適切な方法により事実関係の調査を行う。
- 調査に当たっては、通報者その他関係者の秘密およびプライバシーに配慮するとともに、必要最小限の範囲で情報を取り扱う。
- 調査対象となる者に対しては、必要に応じて公平かつ適切な方法により事実確認の機会を確保する。
10. 是正措置および再発防止
- 調査の結果、法令違反その他是正が必要な事実が認められた場合、当社は、速やかに是正措置および必要な再発防止策を講じる。
- 当社は、是正措置の実施状況を確認し、必要に応じて追加の措置を講じる。
11. 通報者への連絡およびフォローアップ
- 当社は、通報者に対し、調査の進捗、対応状況または調査結果について、法令上または業務上支障のない範囲で適切に連絡する。
- 当社は、通報者に対する不利益な取扱いその他通報を理由とする不当な対応が生じていないかを必要に応じて確認し、問題が認められた場合には適切な救済・回復措置を講じる。
12. 不利益な取扱いの禁止・把握・救済
- 当社は、公益通報をしたことを理由として、公益通報者に対し、解雇、退職強要、降格、不利益な配置転換、減給、不利益な評価、契約更新拒否、業務委託契約の解除、委託数量の削減、報酬減額、嫌がらせその他不利益な取扱いを行ってはならない。
- 当社は、公益通報者が不利益な取扱いを受けていないかを把握するため、必要に応じて公益通報者への確認、人事・契約上の措置の確認その他適切な措置を講じる。
- 不利益な取扱いを把握した場合には、処遇の回復、契約条件の回復、就業環境の改善その他適切な救済・回復措置を講じる。
13. 情報管理
- 公益通報に関する記録および関連資料は、適切に管理し、公益通報対応業務以外の目的で利用してはならない。
- 公益通報者を特定させる情報については、アクセス権限その他必要な管理措置を講じる。
- 公益通報に関する記録は、法令、社内規程その他適用されるルールに従い、適切な期間保管する。
14. 窓口外ルート事案
当社は、内部公益通報受付窓口を経由しない場合であっても、公益通報に係る通報対象事実について調査または是正等の対応が必要であると認めるときは、本規程に定める独立性の確保、利益相反の排除、調査、是正措置および公益通報者保護に関する規定を適用する。
15. 教育・周知
当社は、公益通報制度の適正な運用を確保するため、役職員その他関係者に対し、本規程の内容、通報窓口、通報者保護、守秘義務その他必要な事項について、教育および周知を行う。
16. 記録・運用状況の確認
当社は、公益通報の受付、調査、是正措置その他の対応について必要な記録を作成し、制度の運用状況を確認する。また、運用上の課題が認められた場合には、必要に応じて制度または運用方法の改善を行う。
